Meine Unterstützung als HR-Businesspartner
Warum sind Mitarbeitergespräche im Unternehmen wichtig
Das regelmäßige Mitarbeitergespräch ist eines der wichtigsten Instrumente in der Personalführung.
Leider wird dem Mitarbeitergespräch vor allem in kleineren und mittelständischen Betrieben immer noch viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Vielen Führungskräften fehlt oft die Zeit und vor allem die nötige Sozialkompetenz, um Mitarbeitergespräche erfolgreich zu führen.
Der zumeist nur jährliche Termin wird oft beiderseits schnell abgearbeitet und dabei die einzigartige Chance zur Stärkung der Mitarbeiterbindung und das mögliche Potential zur Steigerung eines nachhaltigen Unternehmenserfolg leider vollkommen verkannt. Häufig fehlt Führungskräften die Zeit und das nötige Fingerspitzengefühl für die turnusmäßigen Gespräche.
Motivation – Loyalität – Employer Branding
Bei diesen Personalgesprächen unterstütze ich Sie und Ihre Führungskräfte mit meiner Expertise:
- jährliches Beurteilungsgespräch
- Zielvereinbarungsgespräch / Review Gespräch
- Onboarding Gespräch
- Probezeitbeurteilung vor Eintritt des Kündigungsschutzes
- Disziplinargespräch
- Krankenrückkehrgespräch
- Austrittgespräch
- Personalentwicklungsgespräch
Ablauf und zeitliche Einreihung der Gespräche
HRBP = externe HR Business Partner, FK = Führungskraft, HR = interne Personalabteilung
- Ein jährliches Beurteilungsgespräch dient der Selbst- und Fremdeinschätzung der Mitarbeiter:in. Damit sorgen Sie für Transparenz hinsichtlich der Ziele und Leistungen und motivieren Ihr Personal, neue Aufgaben zu übernehmen.
- Ein Probezeitbeurteilungsgespräch wird zum Ende der Probezeit geführt, um die Mitarbeiter:in auf die gemeinsame Zukunft oder neue Aufgabenbereiche vorzubereiten oder auch im negativen Fall eine Trennung herbeizuführen.
- Häufig geht mit einem Beurteilungs- und Qualifikationsgespräch auch das Zielvereinbarungsgespräch einher. In diesem turnusmäßigen Review Gespräch werden sowohl Ziele vereinbart, die der/die Mitarbeiter:in für das Unternehmen zum erfolgreichen Fortbestehen erreichen soll. Ferner werden Ziele vereinbart, die der weiteren Entwicklung der Mitarbeiter:in dienen. Damit sollen Fähigkeiten gefördert und der Aufgabenkreis erweitert werden.
- Ein Onboarding Gespräch findet statt, wenn Sie neues Personal einstellen oder ein/e neue/r Mitarbeiter:in in der Abteilung beginnt. Es dient der Erstorientierung im neuen Arbeitsumfeld und soll den/die Mitarbeiter:in für die neue berufliche Herausforderung motivieren.
- Ein Krankenrückkehrgespräch oder BEM Gespräch findet nach längerer Krankheit statt und klärt Fragen zur künftigen Arbeitssituation der Mitarbeiter:in im Unternehmen.
- Ein Disziplinargespräch findet statt, wenn die Leistungen oder das Verhalten der Mitarbeiter:in nicht den Vorgaben bzw. Erwartungen des Unternehmens entsprechen. Zudem können arbeitsrechtliche Konsequenzen dargelegt oder umgesetzt werden. Das Fehlverhalten bzw. die mangelnde Leistung soll im Gespräch dargelegt und Lösungen für eine Besserung erarbeitet werden.
- Austrittsgespräche werden geführt, wenn die Zusammenarbeit mit der Mitarbeiter:in beendet wird. Dies kann ein Kündigungsgespräch seitens des Arbeitgebers oder auf Wunsch der Arbeitnehmer:in sein. Vor allem bei betriebsbedingten Kündigungen sorgen frühzeitige Trennungsgespräche für Transparenz, Offenheit, können trotz der Situation noch zur Loyalität der Mitarbeiter:in beitragen, indem Sie Ihr Personal rechtzeitig mit einem Karriereberater bei der Suche nach einer neuen adäquaten Position unterstützen und dafür Sorge tragen, dass zeitnah ein Arbeitsplatzwechsel erfolgreich von statten gehen kann.
- Ein Personalentwicklungsgespräch soll helfen, die Stärken der Mitarbeiter:in zu fördern und bei Schwächen entsprechende Personalentwicklungsmaßnahmen einzuleiten.
Die Gründe für ein Mitarbeitergespräch können daher völlig unterschiedlich sein, aber eines gilt für alle Gespräche: Sie sollten sich als Führungskraft rechtzeitig und gut auf das Personalgespräch vorbereiten, damit Sie dieses erfolgreich führen können.
Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch kostet nicht nur viel Zeit in der Vorbereitung, sondern auch in der Durchführung und Nachbereitung.
Ist diese Zeit aber sinnvoll genutzt, so haben Sie folgende Vorteile aus einem Mitarbeitergespräch:
Ein offenes und respektvolles Gespräch mit der Führungskraft trägt maßgebend zur Vertrauensbildung zwischen dem/r Mitarbeiter:in und dem Vorgesetzen bei. Dies ist ein wichtiges Führungsinstrument und fördert die Zusammenarbeit sowie das gegenseitige Verständnis, wenn es um die Lösung von Problemen geht.
Durch das Vereinbaren von Zielen geben Sie Ihrem/r Mitarbeiter:in die Möglichkeit, aktiv an der Aufgabenplanung sowie am Unternehmenserfolg mitzuwirken.
Durch die Möglichkeit der Personalentwicklung und Qualifizierungsmaßnahmen bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Chance an Ihren Aufgaben zu wachsen und zeigen Ihnen, dass Sie an sie glauben und ihnen das entsprechende Vertrauen entgegenbringen. Damit schaffen Sie ein nachhaltiges Wissensmanagement sowie eine persönliche Bindung der Mitarbeiter:in an Ihr Unternehmen und im besten Fall sogar an Ihre Person als Führungskraft. Anerkennung und Wertschätzung sind neben dem Gehalt enorm wichtige Motivationsfaktoren für Personen, um für einen Vorgesetzen bzw. ein Unternehmen zu arbeiten. Zufriedene Mitarbeiter:innen binden sich langfristig an Ihr Unternehmen und tragen damit für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg bei!
Durch das regelmäßige Führen von Personalgesprächen können Sie als Führungskraft sehr schnell erfahren, wie gut die Stimmung im Team oder die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen ist. Dementsprechend können Sie bei Bedarf rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen oder die Einheit in einem Team wieder her zu stellen.
Ein regelmäßiger Austausch mit Ihren Mitarbeiter:innen sorgt dafür, dass der Informations- und Wissensaustausch gefördert wird. Mögliche Fehlerquellen oder Störfaktoren werden dadurch schneller erkannt und es können Optimierungsmaßnahmen für interne Abläufe ergriffen werden.
Als Führungskraft obliegt es Ihnen, durch das Mitarbeitergespräch zu führen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich gut auf das anstehende Personalgespräch vorbereiten.
Häufig fehlt aber die Zeit und manchmal auch die nötige Sozialkompetenz, um diese wichtige Führungsarbeit zu übernehmen.
Hier stehe ich Ihnen und Ihren Führungskräften als professionelle Beraterin zur Seite und zeige Ihnen, wie Sie sich optimal auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten können.
Mit gezielten Fragen können wir das Gespräch erfolgreich führen und die für Sie wichtigen Informationen erhalten.
Wichtig ist allerdings, dass Sie die Fragen nicht anhand eines standardisierten Fragenkatalogs stellen, sondern individuell auf den/die Mitarbeiter:in, die Situation und den Gesprächsgrund anpassen.
Gemeinsam besprechen wir die Struktur und den Ablauf des Gesprächs und erarbeiten die gezielten Fragen für das bevorstehende Mitarbeitergespräch.
Dabei berücksichtigen wir die vier wesentlichen Phasen des Gesprächsverlaufs.
Wir achten darauf, dass beide Gesprächsparteien sich auch wirklich gut auf das Gespräch vorbereitet haben. Denn eine mangelnde Vorbereitung kann dazu führen, dass das Gespräch lückenhaft geführt wird und wichtige Punkte vergessen und damit nicht angesprochen werden.
Wenn Zielvereinbarungen nicht oder nur unverbindlich getroffen werden, können unternehmerische Strategien nicht verfolgt und damit der Erfolg des Unternehmens nicht gewährleistet werden. Zudem fehlt den Mitarbeiter:innen damit die nötige Motivation dem Unternehmen ihre beste Leistung zuteil werden zu lassen. Gemeinsam erarbeiten wir für Ihre Mitarbeiter:innen Zielvereinbarungen, die schriftlich fixiert und damit auch verbindlich werden.
Wir setzen uns eingehend mit den Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter:innen auseinander und führen daher kein unpersönliches Gespräch nach Schema F. Es wird ein Leitfaden zur Strukturierung des Gesprächs erarbeitet, das dem/r Mitarbeiter:in auch die nötige Wertschätzung entgegenbringt.
Ferner achten wir darauf, dass das Gespräch auf einer sachlichen Arbeitsebne verläuft und nicht zu persönlich wird. Das Personalgespräch dient einer offenen Kommunikation und einer konstruktiven Kritik. Dies ist gerade bei Kritikgesprächen von großer Bedeutung.
Nach dem Gespräch ist es wichtig, dass beide Gesprächsparteien nochmals reflektieren und klären, ob alle Fragen besprochen wurden. Sollte es noch offene Themen geben bzw. Gesprächsbedarf bestehen, sollte zeitnah einen zweiten Termin festgelegt werden.
Wir halten die getroffenen Vereinbarungen schriftlich fest, lassen ein Gesprächsprotokoll anfertigen und dieses von Ihren Mitarbeiter:innen und Ihnen unterzeichnen. Damit sorgen Sie für eine klare Definition der Vorgaben und Ziele, was zudem für Sicherheit und Orientierung sorgt.
Anhand dieser Vereinbarung können Sie zudem problemlos im nächsten Gespräch die Zielerreichung besprechen und ggf. auch schon vorzeitig eingreifen, sollten Sie feststellen, dass es offensichtliche Probleme bei der Zielerreichung gibt.
Wir begleiten Sie bei der Nachbereitung der Gespräche und bleiben mit Ihnen und Ihrem Team am Ball.
Seit der Corona-Krise hat sich vieles im Arbeitsleben verändert, vor allem der Anteil an Home-Office-Arbeitsplätzen hat zugenommen. Dass man sich wie früher, eben mal kurz im Gang unterhält oder in der Kantine zum Mittagessen trifft, gibt es kaum noch.
Die Möglichkeiten für persönliche Gespräche sind daher deutlich weniger geworden. Daher stellen Mitarbeitergespräche in dieser Zeit Führungskräfte vor zusätzliche Herausforderungen.
Viele der Gespräche werden mittlerweile über Video-Meetings geführt, daher ist die non-verbale Körpersprache wesentlich schlechter zu deuten, als im persönlichen Gespräch.
Eine intensive Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist somit für beide Parteien von Nöten.
Wir formulieren mit Ihnen Ihre Fragen und Aussagen und zeigen Ihnen, wie Sie auf eine deutliche Aussprache achten bewusst Ihre Mimik und Gestik im Gespräch einbringen.
Zudem sorgen wir für eine ungestörte Atmosphäre, einen nicht ablenkenden Hintergrund und auch während eines Video-Telefonie-Termins gilt: keine Störungen, sondern schenken Sie Ihrem Gegenüber Ihre volle Aufmerksamkeit.
Abgesehen von dem Führen eines turnusmäßigen Mitarbeitergesprächs ist gerade für Mitarbeiter:innen im Homeoffice wichtig, den Kontakt zu den Kollegen:innen und Vorgesetzen zu halten, gerade dann, wenn sie sich nicht täglich im Büro sehen.
Für manch Mitarbeiter:in stellt die Arbeitszeit im Homeoffice eine besondere Umstellung dar, da das Arbeiten alleine von zu Hause aus nicht für jeden Menschen Vorteile hat. Vor allem bei Projektarbeiten gibt es genug Personen, denen der spontane und regelmäßige persönliche Austausch sehr fehlt. Schnell kann dann das Gefühl aufkommen, sie wären bei den Vorgesetzten aus dem Auge aus dem Sinn.
Ein regelmäßiges Personalgespräch mit Mitarbeiter:innen im Home-Office ist vor allem zu Coronazeiten von äußerster Bedeutung.
Fragen Sie in definierten Abständen nach dem Befinden, nach dem Vorankommen und bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Sicherheit, sich jederzeit mit Ihnen bei Problemen in Verbindung setzen zu können.
Grundsätzlich empfehlen wir jedoch aufgrund der hohen Relevanz, mindestens einmal jährlich das persönliche Gespräch mit dem Mitarbeiter zu suchen.
Nehmen Sie die Chance des persönlichen Mitarbeitergesprächs für einen respektvollen und offenen Austausch wahr.
Nutzen Sie unsere Expertise, um Mitarbeitergespräche erfolgreich zu führen. Wir begleiten Sie in dem gesamten Prozess, von der Gesprächsvorbereitung bis zur Nachbereitung und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!
Werden Sie sich der Notwendigkeit von regelmäßigen und persönlichen Mitarbeitergesprächen bewusst!
Es ist ein wesentliches Führungsinstrument zur Mitarbeiterbindung und Motivation und sichert letztlich langfristig den Erfolg des Unternehmens. Denn Erfolg ist die Leistung von Menschen!
Sie wollen sich oder Ihre Führungskräfte für die kommenden Mitarbeitergespräche fit machen?
Ich erarbeite für Sie gezielte Fragen, Maßnahmen, Checklisten und Gesprächsleitfäden, und begleite Sie als externer HR-Businesspartner, damit Sie Ihre Rolle als Führungskraft erfolgreich umsetzen und langfristig Ihre Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden!
Ihr Partner für erfolgreiche Mitarbeitergespräche
Ich freue mich auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihnen!
Ihre Helga Jungnickl
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