Integrationstipps für KMU´s
In meinem Beitrag zum Rekrutieren von internationalen Fachkräften sind wir schon eingehend auf den Rekrutingprozess für ausländisches Fachpersonal eingegangen.
Die nächste Frage, die sich stellt, ist: „Wie integrieren Sie Ihre internationalen Fachkräfte nun im Unternehmen?“
Versuchen Sie sich einmal selbst in folgende Situation zu versetzen: Sie kommen in ein Ihnen fremdes Land, sprechen dessen Sprache vielleicht nur kaum, kennen die lokalen Gegebenheiten vielleicht noch nicht gut und sollen dort für ein Unternehmen arbeiten. Was oder wer wäre für Sie nun wichtig?
Bestimmt kommen Ihnen gleich mehrere Punkte in den Sinn, daher möchte ich Ihnen einige hier aufführen, welche für eine erfolgreiche Integration von internationalen Fachkräften wichtig sind.
1. Nehmen Sie Vielfalt in Ihr Unternehmensleitbild auf
Das Fundament für ein Unternehmen, das auf eine internationale Belegschaft setzt, besteht daraus, dass Sie die gewünschte und gelebte Vielfalt auch in Ihre gelebte Unternehmenskultur einbinden.
Vielleicht haben Sie ein Unternehmensleitbild, in das Sie das Bekenntnis der Vielfalt aufnehmen können. Damit setzen Sie ein Statement sowohl für die internen Mitarbeiter, als auch für externe Personen.
Wichtig ist auf jeden Fall, dass neben Ihrer Geschäftsführung auch Ihre Führungskräfte sich eines authentischen Handelns für einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Integrationswillen bewusst sein sollten.
2. Persönliche Ansprechpartner bzw. persönliche Ansprechpartnerinnen
Vor allem in den ersten Tagen im Unternehmen werden sich für Ihre neuen Mitarbeitenden viele Frage ergeben. Wie schön ist es, wenn dann ein persönlicher „Unternehmens-Tutor“ bzw. eine „Unternehmens-Tutorin“ da ist und die ersten Antworten geben kann.
Erfahrene Kolleginnen bzw. Kollegen mit vielleicht sogar entsprechend kulturellen Hintergründen oder Sprachkenntnissen werden Ihren neuen internationalen Mitarbeitenden eine große Stütze sein, um sich in Arbeitsabläufe und den Arbeitsalltag einfinden zu können. Gerade für Personen aus unterschiedlichen Kulturkreisen kann ein Einstieg in das Leben in Deutschland dadurch deutlich vereinfacht werden.
3. Sorgen Sie für interkulturellen Austausch
Informieren Sie Ihr Personal über die neuen ausländischen Mitarbeitenden. Klären Sie über deren kulturellen Hintergrund auf und ermutigen Sie Ihr Personal zu einem gemeinsamen Austausch.
Vielleicht gibt es mittags einmal ein traditionelles Gericht der neuen Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, oder bei der nächsten Besprechung landestypische Snacks?
Führen Sie die neuen Mitarbeitenden doch bei einem Geschäftsessen in die regionale Küche ein und lassen Sie Ihr Personal sich miteinander über die kulinarischen Gaumenfreuden der Länder geschmacklich austauschen.
Sagt man nicht „Liebe geht durch den Magen?“ Das kann auch für eine langfristig erfolgreiche geschäftliche Partnerschaft gelten!
Sie werden sehen, wie schnell ein besseres Verständnis für die Kulturen und Lebensweisen anderer Länder in Ihrem Unternehmen entsteht und damit die Integration von internationalen Fachkräften erfolgreich klappt.
4. Unterstützen Sie bei der Wohnungssuche und Behördengänge
Wie bereits im Artikel zu Internationalen Fachkräften erwähnt, bieten Sie Ihren neuen ausländischen Mitarbeitenden eine enorme Stütze, wenn Sie bei der Wohnungssuche und bei den anstehenden Behördengängen behilflich sind.
Für viele von uns in Deutschland Lebende sind Behördengänge schon anstrengend, aber wie anstrengend wird es für jemanden sein, der neu in Deutschland eingereist ist und sich nun mit der deutschen Bürokratie herumschlagen muss?
Bitten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter bei diversen Behördengängen zu begleiten. Mögliche Sprachbarrieren bei amtlichen Terminen oder Missverständnisse bei dem richtigen Ausfüllen diverser Formulare können so vorgebeugt und unnötig zusätzliche Behördentermine vermieden werden.
Vielleicht verfügt Ihr Unternehmen über Firmenwohnungen oder Sie können die ersten Wochen eine (Ferien-)Wohnung bzw. ein Appartement z.B. in einem Boardinghouse oder ein Zimmer in einer nahegelegenen Pension für Ihre internationalen Fachkräfte anmieten, bis eine dauerhafte Wohnungslösung gefunden ist. Dies erleichtert die Thematik der Suche nach einer passenden Unterkunft für den Anfang sehr.
Ferner könnten Sie bei einer Mietimmobilie als Unternehmen eine sog. Mietbürgschaft für Ihre Mitarbeitenden übernehmen, was bei der vermietenden Partei oft positiv angenommen wird.
5. Planen Sie die ersten Tage für Ihre ausländischen Fachkräfte
Die Fülle an neuen Informationen, neue Umgebungen, neue Sprache, neue Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, neuen Aufgaben und Herausforderungen können so manch internationale Fachkraft überfordern.
Willkommensmappe und Einarbeitungsplan
Machen Sie sich also vorab Gedanken und erstellen Sie eine Willkommensmappe, in der Sie Ihren neuen ausländischen Fachkräften die wichtigsten Informationen bereitstellen wie z.B.
- Wissenswertes über Ihr Unternehmen
- Informationen über die Gegebenheiten im neuen Umfeld
- Orientierungsmaterial
Wahrscheinlich haben Sie bereits einen Einarbeitungsplan für Ihre Mitarbeitenden erstellt, falls nicht, dann sollten Sie dies unbedingt auch für Ihre ausländischen Fachkräfte tun.
Damit klären Sie über die Aufgaben, Zuständigkeiten sowie Abteilungen und deren Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner auf. Sie geben damit Struktur und eine Orientierungshilfe, können über anstehende unternehmensinterne Termine informieren und Ziele definieren, die in vorgegebenen Zeiträumen dann besprochen werden.
Wenn Sie die ersten Tage und Wochen gut vorbereitet für Ihre ausländischen Fachkräfte planen, können Sie damit die Integration ins Unternehmen und die Einarbeitung beschleunigen, Konflikte und unnötige Kosten werden vermieden.
Achten Sie auf Feiertage und Urlaub Ihrer ausländischen Mitarbeitenden
Gerade hinsichtlich der Urlaubsplanung sollten Sie Ihren ausländischen Fachkräften die Möglichkeit bieten, zu entsprechenden Feiertagen oder auch für einen längeren Aufenthalt in die Heimat reisen zu können.
Berücksichtigen Sie dies bei der Personal- und Urlaubsplanung, damit entsprechende Urlaubs- und Vertretungsregelungen rechtzeitig getroffen und mit dem Bestandspersonal abgestimmt werden können.
Einen interkulturellen Kalender finden Sie auf der Internetseite des Berliner Senats.
6. Integration auch außerhalb der Arbeit
Die Integration der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Arbeitsalltag ist die eine Seite der Medaille.
Aber was ist nach Arbeitsschluss?
Damit Ihre ausländischen Mitarbeitenden schnell auch sozialen Anschluss im neuen zu Hause finden bietet es sich an, sie zu verschiedenen Events und Veranstaltungen mitzunehmen.
Vielleicht hat Ihr Unternehmen eine Betriebssportgruppe, oder es finden sich unter den Kolleginnen und Kollegen gleiche Interessen hinsichtlich der Freizeitgestaltung. Bitten Sie daher Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Neuen doch einfach einmal zum Fußball, in die Oper, eine Ausstellung oder zu anderen Veranstaltungen mitzunehmen. Oder stellen Sie eine Übersicht zu kulturellen Veranstaltungen, Sportvereine und Sportevents, etc. für Ihre internationalen Fachkräfte zusammen.
So können die freien Stunden in den ersten Monaten in Gemeinschaft verbracht und auch das Ankommen in der neuen Heimat deutlich vereinfacht werden.
7. Unterstützen Sie das Erlernen der deutschen Sprache
Dass die deutsche Sprache nicht einfach zu lernen sind, darüber sind wir uns einig.
Es gibt eine sehr große Auswahl an Deutschkursen, die je nach Lerntyp und Level unterschiedlich sind.
Versuchen Sie Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sprachkursangeboten zu unterstützen, z.B. über Volkshochschulkurse vor Ort, oder über diverse Online-Sprachkurse oder Apps.
Vielleicht haben Sie sogar die Möglichkeit, für mehrere internationale Fachkräfte an einem Tag im Unternehmen mittels eigenen Deutschlehrer zusätzliche Spracheinheiten ermöglichen zu können. Dies bietet sich vor allem für Fachtermini in den entsprechenden Abteilungen, Bereichen oder auch Branchen sehr an. Dadurch wird die Kommunikation gefördert und deutlich im Arbeitsalltag mit den Kolleginnen und Kollegen vereinfacht.
Informieren Sie Ihr Stammpersonal auch darüber, dass eine einfachere deutsche Sprache gesprochen wird, um manch sprachliche Missverständnisse im beruflichen Alltag zu vermeiden bzw. zu reduzieren. Das hilft allen Beteiligten, spart letztlich Zeit und auch Geld.
Weitere Informationen zur Sprachunterstützung finden Sie auf der Seite der KOFA Online-Handlungsempfehlung und des Netzwerks Unternehmen integrieren Flüchtlinge.
8. Mitreisende Familienangehörige und Familiennachzug
Bei Ihren Integrationsbemühungen sollten Sie auf jeden Fall auch mitreisende Familienangehörige berücksichtigen. Informieren Sie sich über die familiäre Situation Ihrer neuen Mitarbeitenden.
- Wer kommt wann und wie mit nach Deutschland?
- Wem könnten Sie bei der Suche nach einer Arbeitsstelle ebenfalls helfen, ggf. gibt es sogar eine mögliche Vakanz in Ihrem Unternehmen?
- Vielleicht können Sie auch eine Arbeitsstelle über Ihre bestehenden Kontakte und Netzwerk vermitteln.
- Wie werden mitziehende Kinder versorgt? Gibt es internationale Kindergärten und Schulen in der Nähe, die Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern empfehlen können? Bieten Sie die Unterstützung bei der Vermittlung von Kinderarten- und Schulplätzen an.
Möglicherweise bietet Ihr Unternehmen eine Kinderbetreuung an oder Sie haben Kontakte zu einer Kinderfrau bzw. Nanny, die in der ersten Zeit der Umgewöhnung den Kindern Ihrer Mitarbeitenden zur Seite stehen kann.
Sie sehen, auch das Thema Familiennachzug sollte von Beginn an geklärt werden, damit sich Ihre internationalen Fachkräfte bestens in das Unternehmen integriert fühlen.
FAZIT
Die erfolgreiche Integration internationaler Fachkräfte ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig.
Das Wichtigste jedoch sollte sein, dass sich Ihre ausländischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom ersten Tag an willkommen, nicht allein gelassen, sondern gut versorgt fühlen.
Faktoren einer erfolgreichen Integration ausländischer Fachkräfte
Mit entsprechenden Maßnahmen, angeleiteten Kolleginnen und Kollegen, dem Fördern des sozialen Austauschs und einer persönlichen Unterstützung im (Arbeits-)Alltag können Sie Ihre ausländischen Mitarbeitenden schnell und gezielt in Ihr Unternehmen integrieren und auch langfristig binden.
Abb.1: Erfolgsfaktoren einer gelungenen Integration
Quelle: Handlungsempfehlung Internationale Fachkräfte erfolgreich rekrutieren und integrieren, Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung KOFA, S. 7, April 2020
Der Erfolg eines gelungenen internationalen Recruitings von Fachkräften wird sich dadurch zeigen, dass Sie mehr Bewerbungen internationaler Kandidatinnen und Kandidaten erhalten. Sie werden Ihre offenen Stellen schneller besetzten können. Die Fluktuationsrate gerade bei ausländischen Fachkräften wird sich reduzieren und Sie werden aufgrund der internationalen Ausrichtung Ihres Unternehmens ein Auftragswachstum in Ausland feststellen können.
Sie haben Fragen zur erfolgreichen Integration ausländischer Fachkräfte?
Sprechen Sie mich an.
Mit meiner jahrelangen beruflichen Expertise im internationalen Recruting von Fach- und Führungskräften sowie im Personalmanagement in weltweit tätigen Konzernen stehe ich Ihnen und Ihrem Unternehmen bei der Integration ausländischer Fachkräfte zur Verfügung. Mein Team und ich geben Ihnen viele nützliche Informationen und entsprechende Arbeitshilfen an die Hand.
Fragen Sie gleich noch heute via Email an und wir senden Ihnen gerne unsere vorbereiteten Checklisten zum erfolgreichen Bewerbungsprozess und zur Integration in den Betrieb zu.
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